W ciągu ostatnich dwóch lat znacząco wzrosła rola informatyzacji i technologii cyfrowych w procesach przedsiębiorstw, a wiele firm zdecydowało się przejść na pracę zdalną. Wiąże się to z szeregiem korzyści, ale także istotnie zwiększa rolę cyberbezpieczeństwa. Wymiana dokumentacji online stawia przed organizacjami nowe wyzwania. Dotyczy to zarówno bieżącego funkcjonowania bezpieczeństwa, jak i specjalistycznych procesów, w tym fuzji i przejęć. Potwierdza to fakt, że w trzecim kwartale 2021 roku aż 45% fuzji i przejęć w Polsce odbyło się z zastosowaniem VDR, czyli Virtual Data Room.
Czym jest VDR?
Virtual Data Room jest elektronicznym repozytorium dokumentów, miejscem, w którym przedsiębiorstwo może bezpiecznie przechowywać wszystkie ważne i strategiczne dokumenty związane ze swoją działalnością. Za bezpieczeństwo odpowiada szyfrowanie algorytmiczne, z którego korzysta się także w bankowości elektronicznej. Zarówno dostęp do informacji, jak i wszystkie przeprowadzone w systemie czynności są ściśle monitorowane przez administratora. To właśnie on ustala kto i w jakim zakresie będzie mieć dostęp do danego dokumentu.
Uprawnienia te można zmieniać w dowolnej chwili, dzięki czemu firmy mogą szybko i bezpiecznie udostępniać swoje dokumenty nie tylko wewnątrz organizacji, ale też podmiotom zewnętrznym. Mają przy tym pewność, że dostęp dotyczy jedynie wybranych plików. Można również określić, czy firma zezwala na edycję, kopiowanie, czy wykonanie print screena. W VDR można umieścić na przykład dokumenty finansowe i prawne albo patenty.
VDR a fuzje i przejęcia
W porównaniu z minionymi latami widać, że zainteresowanie fuzjami i przejęciami rośnie. WII kwartale 2021 roku odbyły się aż 82 transakcje tego typu — dla porównania w tym samym okresie w roku 2020 były to 52 transakcje. Coraz więcej z nich odbywa się z zastosowaniem narzędzi cyfrowych, co wymusza większą troskę o cyberbezpieczeństwo, a wtedy właśnie sprawdza się VDR.
Firmy planujące przygotowanie się do fuzji bądź przejęcia, muszą liczyć się z tym, że konieczne jest przygotowanie dla inwestorów i doradców odpowiedniej dokumentacji spółki. Na jej podstawie będą oni mogli zweryfikować opłacalność inwestycji i ewentualne ryzyko, jakie wiąże się z zakupem.
Jeżeli proces przebiegałby w sposób tradycyjny, strony korzystałyby z fizycznego data roomu – dokumenty byłyby dostępne w jednym pomieszczeniu, najczęściej na terenie spółki-celu. Oznaczałoby to, że każdy zainteresowany inwestor musiałby przyjechać do siedziby firmy za każdym razem, gdy chciałby uzyskać wgląd do dokumentów, co wiązałoby się z dużym nakładem czasu i energii. Takie podejście znacząco wydłużało transakcję, a przy tym trudniej było dotrzeć do szerszej grupy inwestorów.
W przypadku systemu Virtual Data Room tego problemu w zasadzie nie ma. Działając online, w krótkim czasie firma czy jej doradca mogą dotrzeć do wielu potencjalnych inwestorów z różnych stron świata. Każdemu z nich administrator nada odpowiednie uprawnienia do przeglądania dokumentów. W tym samym czasie z VDR może korzystać więcej osób i jeśli jest taka konieczność, żadna z nich nie dowie się o istnieniu pozostałych.
Ponieważ dokumenty są udostępnione online, można je przeglądać z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Jednocześnie wszystkie są dobrze zabezpieczone, o czym już wspominaliśmy. VDR pomaga prowadzić zatem równoległe negocjacje, a komunikacja między stronami staje się efektywniejsza dzięki funkcjom zaprojektowanym specjalnie w tym celu.
Dowiedz się więcej https://fordata.pl/
Materiał partnera
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz