Jak udzielać feedbacku pracownikowi?

Feedback to inaczej informacja zwrotna udzielana pracownikowi. Czy wiesz, jak przekazywać ją w odpowiedni sposób? Niezwykle istotna jest umiejętność formułowania konstruktywnych uwag. Pamiętaj, że Twój pracownik nie może poczuć się nimi urażony, ale musi też dobrze zrozumieć popełnione błędy. Feedback może dotyczyć krytyki, ale także pochwały, to po prostu konstruktywna ocena. Sprawdź, zatem co jeszcze musisz wiedzieć o odpowiednim udzielaniu informacji zwrotnej! 

• Feedback powinien być skierowany bezpośrednio do odbiorcy. 
• Nie należy oceniać pracownika - feedback musi dotyczyć wyłącznie wykonanej przez daną osobę pracy. 
• Rozmowa o błędach powinna być zaplanowana w odpowiednim miejscu i czasie. 
• Konstruktywną krytykę warto przeplatać także z pochwałami. 
• Feedback kanapkowy pozwala skutecznie zmobilizować pracowników do pracy nad sobą. 

Pamiętaj o bezpośrednim zwrocie do odbiorcy 

Feedback nie może być udzielany bezosobowo, na przykład jako zbiór luźnych uwag na temat danego zadania. Musisz pamiętać, aby zwracać się w nim bezpośrednio do odbiorcy. Możesz rozpocząć go imieniem adresata. Pamiętaj, że feedback nie może być atakiem personalnym - musi dotyczyć wyłącznie konkretnej sprawy. Nigdy nie należy rozmawiać na temat zadania wykonanego przez pracownika z osobami trzecimi. Taka postawa może zostać bardzo negatywnie odebrana przez cały Twój zespół. Oczywiście dla wielu osób konstruktywna ocena działań wykonanych przez pracownika nie jest prosta. Z pewnością jako szef wolałbyś uniknąć takich sytuacji, jednak to jeden z elementów poprawnego zarządzania zespołem. 

Jeśli chcesz zmniejszyć prawdopodobieństwo częstego udzielania negatywnego feedbacku, musisz zadbać o zatrudnienie odpowiednich pracowników. Możesz wstawić darmowe ogłoszenie o pracę, pamiętając o dokładnym określeniu swoich oczekiwań oraz obowiązków zawodowych. 

Nie oceniaj pracownika 

Odpowiedni feedback zawsze powinien odnosić się wyłącznie do wykonanych zadań. Musisz wystrzegać się krytyki, która mogłaby zostać odebrana jako negatywna ocena danej osoby. Pamiętaj również, aby nie porównywać odbiorcy feedbacku do innych pracowników. 

Zaplanuj rozmowę w odpowiednim czasie 

Skuteczny feedback musi być udzielany we właściwym czasie. Najlepiej, aby w miarę możliwości na bieżąco informować pracownika o popełnionych błędach. Dzięki temu łatwiej będzie mu wdrożyć odpowiednie działania, aby naprawić swoją pomyłkę. Udzielanie feedbacku na bieżąco pozwala także uniknąć nawarstwienia się kilku problemów - przedstawienie pracownikowi dłuższej listy błędów może działać demotywująco. Ważne jest także, aby nie udzielać feedbacku w pośpiechu. Nie należy też informować o błędach bezpośrednio przed dłuższym urlopem pracodawcy. Jako szef musisz zadbać o odpowiednie warunki i okoliczności do przeprowadzenia rozmowy. 

Zachowaj równowagę między negatywnym a pozytywnym feedbackiem 

Ciągła krytyka może skutecznie zniechęcić pracownika do większego angażowania się w realizację firmowych projektów. Aby temu zapobiec, musisz pamiętać o zachowaniu równowagi między krytyką a pochwałą. Nie ograniczaj się wyłącznie do udzielania negatywnego feedbacku. Postaraj się dostrzec pozytywne strony pracownika. Nawet jeśli jego działania wciąż nie spełniają Twoich oczekiwań, możesz docenić jego zaangażowanie w dążeniu do celu. Pamiętaj, że feedback o wyraźnie pejoratywnym wydźwięku przede wszystkim demotywuje. 

Zadbaj o konkretny przekaz 

Jeśli chcesz, aby Twój feedback był postrzegany jako konstruktywna krytyka, musisz zawrzeć w nim konkretne informacje. Postaraj się przekazać je w zrozumiały sposób. Proste komunikaty będą dobrym rozwiązaniem. Warto odwołać się do konkretnych przykładów, aby odbiorca lepiej zrozumiał, jakie poprawki ma wprowadzić. Dobry feedback powinien zawierać jasno określone wytyczne, na podstawie których pracownik może wdrożyć niezbędne zmiany. 

Feedback kanapkowy 

Na czym polega feedback kanapkowy? Otóż to model udzielania informacji, który zamiast negatywnych uczuć może im dodać motywacji. Mamy tutaj trzy elementy: pozytywna emocja, co poprawić i znowu pozytywna emocja. Czyli chodzi o to, aby na samym początku pochwalić osobę np. „dobra robota”, „ciekawa prezentacja”. Potem możesz powiedzieć, co zostało wykonane dobrze, docenić pracę. Następnie skupiasz się na drugim elemencie, czyli „co poprawić”. Nie mówisz zatem, co zostało źle zrobione, tylko jak to poprawić. Na przykład „możesz mówić trochę wolniej, aby odbiorcy lepiej rozumieli”, „warto dodać więcej wykresów do prezentacji, aby lepiej zobrazować nasze działania klientom”. Dobrym pomysłem jest też podawanie przykładów rozwiązania danego problemu. Na sam koniec pamiętaj także o ponownej pozytywnej opinii. W ten sposób osoba zostanie zachęcona do pracy na sobą. 

Pozwól pracownikowi odnieść się do oceny 

Na koniec warto podkreślić, że Twój feedback powinien być także szansą dla pracownika na podzielenie się swoimi spostrzeżeniami. Warto go do tego zachęcić, pytając, co sądzi na temat Twoich wskazówek i czy chce odnieść się do danego problemu. Odpowiedni feedback pomoże Ci zadbać o dobre relacje z pracownikami, dlatego zarówno jego treść, jak i forma muszą być dokładnie przemyślane. 

A jeśli szukasz więcej wskazówek na temat zarządzania pracownikami to zajrzyj na porady dla firm!