Na pierwszy rzut oka to tylko techniczna zmiana, której większość mieszkańców pewnie nie zauważy. W praktyce chodzi jednak o coś więcej. W Piaskach zakończyło się przenoszenie archiwum do nowej siedziby. Dokumentacja urzędowa przechowywana jest teraz w pomieszczeniach pod halą sportową szkoły.

Choć dziś wiele spraw prowadzonych jest już elektronicznie, część dokumentacji nadal wymaga tradycyjnego archiwizowania. Do nowego archiwum pod halą podstawówki trafiają dokumenty papierowe, które po określonym czasie nie są już potrzebne do bieżącej pracy, ale zgodnie z przepisami muszą być nadal przechowywane. 

- To są wszystkie dokumenty, które papierowo w urzędzie są, po pewnym czasie po prostu trafiają do archiwum i ta forma papierowa jest tam przechowywana - mówi wójt Dariusz Naskręt.

Dokumenty w archiwum zostały uporządkowane według kategorii w trzech pomieszczeniach. Część z nich ma kategorię A, część kategorię B, co wiąże się z ich wagą i okresem przechowywania. Wójt podkreśla, że nowe pomieszczenia są przestronne i uporządkowane, co ułatwia odnajdywanie potrzebnych akt.

- Dzięki systemom elektronicznym pracownicy rzadziej muszą sięgać do papierowych akt, ale wciąż zdarzają się sprawy, przy których konieczne jest cofnięcie się do dokumentów sprzed kilku lat - dodał włodarz gminy Piaski

Nowe archiwum zostało też dodatkowo zabezpieczone. Jak informuje urząd, pomieszczenia wyposażono w czujniki przeciwpożarowe oraz systemy informujące o ewentualnym zalaniu. Ma to znacząco podnieść poziom bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji.

Przeniesienie archiwum do szkoły oznacza też nowe możliwości dla dotychczas zajmowanego miejsca. Jak wyjaśnił wójt, wcześniejsze pomieszczenie archiwum znajdowało się w budynku pastorówki. Teraz ma ono zyskać nowe przeznaczenie. W pastorówce trwa obecnie remont. Jak zapowiada wójt, już we wrześniu w tym miejscu ma zostać uruchomiony punkt konsultacyjny dla mieszkańców.

Foto: Gmina Piaski FB

::addons{"type":"alert"}

::news{"type":"see-also","item":"90579"}

::news{"type":"see-also","item":"90456"}

::news{"type":"see-also","item":"90573"}