Zarządzanie czasem jest planowym i systematycznym wykonywaniem zadań, zmierzającym do osiągnięcia celów. Zarządzanie czasem obejmuje pięć procesów: wyznaczanie celów, planowanie, decydowanie o sposobie realizacji zadań, realizację i kontrolowanie wyników.
Czas jest zasobem ograniczonym, który na dodatek ciągle upływa. Marnowanie czasu przez ludzi jest ogromny problemem. Istnieją dwie grupy uwarunkowań straty czasu: czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Do czynników wewnętrznych zalicza się okoliczności zależne od człowieka: cechy osobowości, brak wiedzy na temat zarządzania czasem, brak przemyśleń nad sobą oraz brak uświadomienia sobie przemijalności czasu. Cechami sprzyjającymi marnowaniu czasu są przede wszystkim: brak asertywności, brak motywacji, niezdyscyplinowanie, słaba komunikacja, gadatliwość, flegmatyzm, brak ambicji. Można zauważyć, że większość cech związana jest silnie z osobowością człowieka czyli elementem praktycznie nie do zmiany. Modyfikuje się go m.in.: za pomocą szkoleń. Warto wspomnieć, że niektóre cechy sprzyjające marnotrawstwu czasu związane są z nieświadomym działaniem człowieka, przypadkowością zachowań. Uwarunkowania zewnętrzne dotyczą natomiast: drogi do pracy, kolejek w urzędach, spotkań, konferencji, awarii urządzeń.
Częstym błędem podczas planowania dnia lub tygodnia, jest wpisywanie do „to do listy” zbyt dużej liczby zadań. Nierzadko nie jesteśmy w stanie wykonać całego harmonogramu, co wywołuje frustrację i niezadowolenie. Dużym błędem jest również planowanie skrótami myślowymi i ogólnikami. Wypisanie nieprecyzyjnych zadań takich jak: „wysłać ofertę”, „zadzwonić do klienta”, „odpisać na maile”, nie jest równoznaczne z zaplanowaniem czasu i dnia. Do takich ogólników dochodzą zazwyczaj inne, nie ujęte na liście czynności, które wpływają na opóźnienie wykonania zapisanych zadań.
Eksperci z firmy planowaki.pl wskazują, że pierwszym krokiem do właściwego zarządzania czasem jest posiadanie planera. Profesjonalny ścienny planer pozwala przygotować czytelny harmonogram, co za tym idzie, zapanować w pewnym stopniu nad dostępnym czasem. Kolejnym błędem w zarządzaniu czasem jest organizacja zadań wyłącznie w kryzysowych, „gorących” momentach. Po oddaniu raportu czy zakończeniu projektu, planowanie i organizacja czasu pracy idą w odstawkę. Częstym błędem w zarządzaniu jest złe podejście do planowania. Zarządzania czasem trzeba się nauczyć. Proces przyswajania wiedzy dotyczącej właściwego zarządzania czasem trwa miesiące, a nawet lata. Wiele osób nie ćwiczy w sobie tej umiejętności. Kolejnym błędem jest zostawianie najtrudniejszych zadań na koniec dnia. Po kilku godzinach pracy, spada poziom koncentracji i energii, a niewykonane, trudne zadanie wzmaga frustrację.
Istnieje wiele sposobów zarządzania czasem, które pozwalają ćwiczyć efektywne planowanie i organizację. Jednym z nich jest metoda 60:40, w której rozkłada się czas w proporcjach. 60% czasu przeznacza się na zaplanowane czynności, 20% dotyczy niezaplanowanych zadań, a pozostałe 20% zachcianek i czynności spontanicznych. Proporcje czasowe mogą się zmieniać, w zależności od preferencji użytkownika. Inną metodą jest technika Pomodoro, która opiera się na działaniu w określonych cyklach czasowych, najczęściej 25 minutowych. Po upływie tego czasu, należy zrobić 5 minutową przerwę i zabrać się za wykonanie kolejnego zadania z listy. Po 4 cyklach, powinno się zrobić 30 minut przerwy i rozpocząć nowy cykl. Technika opiera się na 100% skupieniu na zadaniu w określonym czasie.
