Masz problem z pracą z domu? Sprawdź rady na lepsze zarządzanie czasem w tym trudnym okresie

Zarządzanie czasem jest planowym i systematycznym wykonywaniem zadań, zmierzającym do osiągnięcia celów. Zarządzanie czasem obejmuje pięć procesów: wyznaczanie celów, planowanie, decydowanie o sposobie realizacji zadań, realizację i kontrolowanie wyników.

Dlaczego tracimy tyle czasu podczas wykonywania zadań?

Czas jest zasobem ograniczonym, który na dodatek ciągle upływa. Marnowanie czasu przez ludzi jest ogromny problemem. Istnieją dwie grupy uwarunkowań straty czasu: czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Do czynników wewnętrznych zalicza się okoliczności zależne od człowieka: cechy osobowości, brak wiedzy na temat zarządzania czasem, brak przemyśleń nad sobą oraz brak uświadomienia sobie przemijalności czasu. Cechami sprzyjającymi marnowaniu czasu są przede wszystkim: brak asertywności, brak motywacji, niezdyscyplinowanie, słaba komunikacja, gadatliwość, flegmatyzm, brak ambicji. Można zauważyć, że większość cech związana jest silnie z osobowością człowieka czyli elementem praktycznie nie do zmiany. Modyfikuje się go m.in.: za pomocą szkoleń. Warto wspomnieć, że niektóre cechy sprzyjające marnotrawstwu czasu związane są z nieświadomym działaniem człowieka, przypadkowością zachowań. Uwarunkowania zewnętrzne dotyczą natomiast: drogi do pracy, kolejek w urzędach, spotkań, konferencji, awarii urządzeń.

Najczęstsze błędy

Częstym błędem podczas planowania dnia lub tygodnia, jest wpisywanie do „to do listy” zbyt dużej liczby zadań. Nierzadko nie jesteśmy w stanie wykonać całego harmonogramu, co wywołuje frustrację i niezadowolenie. Dużym błędem jest również planowanie skrótami myślowymi i ogólnikami. Wypisanie nieprecyzyjnych zadań takich jak: „wysłać ofertę”, „zadzwonić do klienta”, „odpisać na maile”, nie jest równoznaczne z zaplanowaniem czasu i dnia. Do takich ogólników dochodzą zazwyczaj inne, nie ujęte na liście czynności, które wpływają na opóźnienie wykonania zapisanych zadań.

Eksperci z firmy planowaki.pl wskazują, że pierwszym krokiem do właściwego zarządzania czasem jest posiadanie planera. Profesjonalny ścienny planer pozwala przygotować czytelny harmonogram, co za tym idzie, zapanować w pewnym stopniu nad dostępnym czasem. Kolejnym błędem w zarządzaniu czasem jest organizacja zadań wyłącznie w kryzysowych, „gorących” momentach. Po oddaniu raportu czy zakończeniu projektu, planowanie i organizacja czasu pracy idą w odstawkę. Częstym błędem w zarządzaniu jest złe podejście do planowania. Zarządzania czasem trzeba się nauczyć. Proces przyswajania wiedzy dotyczącej właściwego zarządzania czasem trwa miesiące, a nawet lata. Wiele osób nie ćwiczy w sobie tej umiejętności. Kolejnym błędem jest zostawianie najtrudniejszych zadań na koniec dnia. Po kilku godzinach pracy, spada poziom koncentracji i energii, a niewykonane, trudne zadanie wzmaga frustrację. 

Jak efektywnie zarządzać czasem?

Istnieje wiele sposobów zarządzania czasem, które pozwalają ćwiczyć efektywne planowanie i organizację. Jednym z nich jest metoda 60:40, w której rozkłada się czas w proporcjach. 60% czasu przeznacza się na zaplanowane czynności, 20% dotyczy niezaplanowanych zadań, a pozostałe 20% zachcianek i czynności spontanicznych. Proporcje czasowe mogą się zmieniać, w zależności od preferencji użytkownika. Inną metodą jest technika Pomodoro, która opiera się na działaniu w określonych cyklach czasowych, najczęściej 25 minutowych. Po upływie tego czasu, należy zrobić 5 minutową przerwę i zabrać się za wykonanie kolejnego zadania z listy. Po 4 cyklach, powinno się zrobić 30 minut przerwy i rozpocząć nowy cykl. Technika opiera się na 100% skupieniu na zadaniu w określonym czasie.