Startując z nowym projektem czy też biznesem kluczowe jest, aby już od początku zadbać o działanie zgodne z prawem. Każda forma działalności ma własne wymagania, za którymi stoją odpowiednie przepisy. Przedsiębiorca uruchamiający platformę internetową musi pamiętać, że błędy popełnione już na etapie projektowania, mogą skutkować późniejszymi problemami, które wpłyną negatywnie na rozwój firmy czy też nawet uniemożliwią jej dalsze funkcjonowanie.

Jakie zatem kwestie prawne poruszyć przed uruchomieniem platformy, aby zadbać o jej bezpieczną i legalną działalność?

Czy mój projekt to na pewno „platforma”, czy inny model biznesowy?

Należy pamiętać, że inne obowiązki prawne będzie mieć platforma internetowa, nieco inne sklep online, marketplace, serwis społecznościowy czy system SaaS, który udostępnia oprogramowanie w modelu abonamentowym. Jako przedsiębiorca musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czym prawnie jest Twój projekt. O tego zależy zakres odpowiedzialności za treści użytkowników, sposób przygotowania regulaminu oraz wymagane procedury prawne. Zatem zdecydowanie warto przeanalizować z prawnikiem model działania, zanim powstanie regulamin czy polityka prywatności.

Za co faktycznie ponoszę odpowiedzialność jako właściciel platformy?

Jako właściciel platformy internetowej ponosisz różnoraką odpowiedzialność prawną, która wynika z wielu przepisów. Wymienić można tutaj odpowiedzialność pod kątem:

• RODO – np. naruszenia w regulaminie czy polityce prywatności;
• Aktu o usługach cyfrowych, czyli DSA;
• dyrektywą Omnibus - np. brak obowiązku informacyjnego, manipulowanie przy opiniach, cenach;
• GPSR, czyli rozporządzenia o ogólnym bezpieczeństwie produktów;
• ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
• prawa autorskiego.

Jakie regulaminy i dokumenty są obowiązkowe?

Zacznijmy od tego, że dokładny zakres dokumentów zależy od konkretnej działalności danej platformy. Z pewnością jednak należeć będą do nich:

• regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną;
• polityka prywatności oraz polityka cookies;
• mogą być to również warunki sprzedaży albo szczegółowe zasady korzystania z usługi – jeśli poprzez platformę dochodzi do sprzedaży.

Kto odpowiada za treści użytkowników?

Właściciel platformy ponosi odpowiedzialność za treści tworzone przez użytkowników, które obejmują naruszenia praw autorskich, dóbr osobistych czy publikację nielegalnych materiałów, gdy posiada wiedzę o bezprawnym charakterze treści i nie podejmuje działań. W regulaminie powinien on uwzględnić procedurę zgłaszania naruszeń oraz zasad moderacji, które umożliwiają szybką reakcję na problematyczne treści, a także sposób zgłaszania naruszenia oraz proces jego weryfikacji i usuwania.

Czy prawidłowo przetwarzam dane osobowe?

Prowadzenie platformy internetowej jest ściśle związane z przetwarzaniem danych osobowych, co musi się odbywać zgodnie z RODO. Oznacza to, że musisz między innymi:

• ustalić, jakie dane są niezbędne, aby nie zbierać danych nadmiarowych;
• posiadać określoną podstawę prawną do każdego przetwarzania danych;
• spełnić obowiązki informacyjne, czyli poinformować użytkowników o celach, zakresie i czasie przetwarzania danych;
• pamiętać o zasadzie privacy by design, czyli uwzględnianie ochrony danych już na etapie projektowania platformy.

Jak powinny wyglądać płatności i rozliczenia?

Przedsiębiorca ma do wyboru różne modele płatności i rozliczenia, co będzie zależało od sposobu jej działania. Usługodawca może działać jako sprzedawca usług lub produktów albo jedynie pośredniczyć w takiej sprzedaży. Kwestie związane z rozliczeniami i płatnościami powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentach prawnych. W przypadku świadczenia usługi pośrednictwa w sprzedaży warto określić model prowizyjny oraz sposób fakturowania, aby uniknąć problemów podatkowych i niejasności wobec użytkowników oraz partnerów biznesowych.

Uwaga – wdrożenie integracji z operatorem płatności nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenia, zwroty czy obsługę reklamacji finansowych.

Czy moja nazwa, logo i domena są bezpieczne?

Zdecydowanie warto rozważyć rejestrację znaku towarowego jeszcze na etapie budowy marki, zanim stanie się rozpoznawalna. Takie działanie da wyłączne prawa do korzystania z niego w określonych klasach działalności, prawnie zabezpieczy Cię to przed nieuczciwymi praktykami konkurencji. Pamiętaj także, że istnieje ryzyko naruszenia cudzych praw – użycie podobnej nazwy lub logo może skutkować roszczeniami i koniecznością rebrandingu.

Jak zabezpieczyć własność intelektualną platformy?

Ochrona własności intelektualnej platformy obejmuje przede wszystkim kod źródłowy, design oraz treści marketingowe. Dlatego koniecznie pamiętaj, aby zawrzeć w umowach z podwykonawcami jasne postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich lub udzielenia licencji.

Jak ograniczyć odpowiedzialność operatora platformy?

Przedsiębiorca, który jest operatorem platformy internetowej powinien w regulaminie jak najdokładniej określić zakres świadczonych usług oraz zawrzeć sytuacje wyłączające jego odpowiedzialność – oczywiście w miarę możliwości, zgodnie z prawem konsumenckim, aby nie stosować klauzul abuzywnych. Warto zadbać np. o:

• kwestii dostępności systemu;
• planowane przerwy techniczne;
• szczegóły umowy utrzymaniowej SLA.

Co zrobić w razie incydentu lub sporu z użytkownikiem?

Właściciel platformy powinien zadbać o jasno określone procedury działania na wypadek incydentu bezpieczeństwa, w tym naruszenia danych osobowych. Powinno się wtedy postępować zgodnie z zaleceniami UODO i podjąć stosowne kroki, jak np. szybka analiza zdarzenia, udokumentowanie i zabezpieczenie dowodów, poinformowanie odpowiednich osób i organów.

Platforma powinna mieć także klarownie opracowaną procedurę przyjmowania i rozpatrywania reklamacji, aby ograniczyć ryzyko eskalacji sporu z klientem. W regulaminie należy zawrzeć również postępowanie na wypadek braku osiągnięcia porozumienia. Warto zaopatrzyć się w plan przedstawiający krok po kroku działania w razie incydentów bezpieczeństwa oraz sporu z klientami.

Źródło: https://paluckiszkutnik.pl/regulamin-dla-platform-internetowych/