System KseF daje możliwość wystawiania zarówno faktur, jak i faktur korygujących. Zależnie od przyczyny wystawienia korekty faktury, inny będzie okres rozliczeniowy, w którym należy dokonać korekty in plus podstawy opodatkowania i podatku należnego. Jak wystawić fakturę korygującą i zwykłą w Krajowym Systemie e-Faktur? Jakie możliwości daje program do fakturowania z KSeF?

Wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF

Podatnicy korzystający z tego systemu wcześniej musieli się przygotować do wystawiania faktur sprzedażowych. Jak wystawić fakturę w KSeF? Proces ten obejmuje następujące kroki:

• przygotowanie merytoryczne faktury,
• przygotowanie techniczne faktury,
• autoryzacja użytkownika,
• wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur,
• przyjęcie lub odrzucenie dokumentu przez KSeF (odrzucenie występuje, gdy struktura XML dokumentu nie jest zgodna z obowiązującym schematem faktury strukturalnej),
• nadanie numeru referencyjnego i otrzymanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).

Jeśli chodzi o merytoryczne przygotowanie faktury, dotyczy ono określenia wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy. Oczywiście dane do faktury mogą znajdować się w wielu informatycznych systemach, dlatego warto postawić na sprawdzony system do fakturowania z KSeF, taki jak wFirma. System ten waliduje nieprawidłowości podczas tworzenia dokumentu, dlatego użytkownik może te dane poprawić na wstępnym etapie generowania faktury, jeszcze przed przesłaniem do KSeF. 

Faktura korygująca w KSeF

Czego mogą dotyczyć faktury korygujące w KSeF? Czasami zdarza się, że po wystawieniu faktury występują zdarzenia gospodarcze, które mają wpływ na jej treść lub zawiera ona błędy. W efekcie trzeba skorygować dokument, wystawiając fakturę korygującą, której zakres został dokładnie określony w ustawie o VAT. Przepisy mówiąc, że gdy po wystawieniu faktury:

• nastąpił zwrot części lub całości zapłaty,
• nastąpił zwrot towarów lub opakowań,
• zmieniła się kwota podatku lub podstawa opodatkowania,
• stwierdzoną pomyłkę w pozycji faktury

- podatnik musi wystawić fakturę korygującą. Jej istotą jest zatem korekta faktury pierwotnej, dzięki czemu dokumentuje ona rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych! Jedną z przyczyn wystawienia korekty może być zmiana podstawy opodatkowania, która może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu, zależnie od danej sytuacji. 

Program do fakturowania z KSeF

Jaki jest najlepszy program do fakturowania KSeF? Jeżeli chcemy skutecznie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, doskonałym wyborem jest wdrożenie sprawdzonego programu do fakturowania. Powinien on umożliwiać wystawianie i odbieranie faktur strukturalnych bez logowania się do platform zewnętrznych. Na uznanie zasługuje system wFirma, zapewniający pełną integrację z KSeF i liczne funkcjonalności dla użytkowników. Najważniejszymi funkcjami integracji wFirma z KSeF są:

• Bezpośrednia wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF - gdy włączymy integrację, faktury sprzedaży wystawione w programie są przesyłane automatycznie do KSeF. Poza tym mamy możliwość korzystania z wersji roboczej faktury, która po zatwierdzeniu zostanie wysłana do systemu. 
• Import faktur zakupowych z KSeF - do dyspozycji mamy automatyczny import wydatków z KSeF, dzięki czemu faktury kosztowe są automatycznie pobierane (raz dziennie, w godzinach nocnych, bez naszej ingerencji). 
• Pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) - po przetworzeniu faktury przez Krajowy System e-Faktur, użytkownik ma możliwość pobrania UPO bezpośrednio z wFirma. Dokument ten jest potwierdzeniem prawidłowego dostarczenia dokumentu do KSeF. 

Co jeszcze warto wiedzieć? Okazuje się, że system wFirma pozwala przedsiębiorcom na 30 dni bezpłatnego okresu próbnego, a biura rachunkowe mają roczny darmowy dostęp do systemu dla dziesięciu klientów. To sprawia, że można kompleksowe przetestować wszystkie najważniejsze funkcje, w tym także integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. 

Program do fakturowania z KSeF to ogromne ułatwienie codziennej pracy przedsiębiorców, zwłaszcza że KSeF jest już obowiązkowy w wielu firmach.