Zarówno przedsiębiorstwa niepaństwowe, jak i państwowe są zobowiązane do archiwizacji całej swojej dokumentacji. Muszą archiwizować wszystkie dokumenty, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza to tysiące różnych dokumentów, o różnym stopniu tajności. Trzeba zadbać o to, aby były przechowywane w odpowiedni sposób. Jak to zrobić i dlaczego jest to tak istotne?
Archiwizacja jest to proces umożliwiający trwałe, wieloletnie i bezpieczne przechowywanie wszelkich dokumentów wytwarzanych przez firmę. Niewątpliwie odgrywa ona kluczową rolę w jej funkcjonowaniu, mimo to często jest przysłowiowo zamiatana pod dywan. Trudno byłoby wyobrazić funkcjonowanie placówek bez procesu archiwizacji i przechowywania dokumentów. Dokumenty przechowywane są w specjalnych segregatorach umieszczanych w pomieszczeniach do tego przystosowanych. Stosowany jest pewien katalog, dzięki któremu dokumentacja jest przechowywana w ustalonym porządku. Firmy coraz częściej decydują się na przejście z tradycyjnego archiwum do archiwum cyfrowego, digitalizując całą swoją dokumentację i umieszczając ją w systemach komputerowych.
Do archiwizacji dokumentów firmowych stosuje się pudła archiwizacyjne, wykonane z tworzywa bezkwasowego, zapewniającego długoletnie przechowywanie bez blaknięcia. Warto wybierać segregatory z mechanizmem dźwigniowym, które są w stanie pomieścić naprawdę duże ilości dokumentów. Swoje zastosowanie w firmach odnajdą koszulki krystaliczne, które umożliwiają nam łatwe kserowanie dokumentów bez konieczności wyjmowanie ich z koszulki. Jeśli chodzi o cyfrową dokumentację, przeprowadza się ją poprzez skanowanie dokumentów papierowych, po czym trafiają one do systemu w komputerze. Pliki przechowywane w katalogu są szyfrowane, dostępne w każdej chwili i z każdego miejsca.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów przede wszystkim pozytywnie wpływa na ich bezpieczeństwo i tajność. Dobre uporządkowanie dokumentacji zwiększa wygodę i pozwala szybciej wyszukać pożądane akta. Chaos sprzyja ich zniszczeniu, zagubieniu, czy problemom z ich odnalezieniem. Takie zaniedbania mogą doprowadzić do sytuacji, w której zapłacimy karę pieniężną. Grzywną może być bowiem obarczone przedsiębiorstwo, nieprzestrzegające określonych terminów przechowywania dokumentacji. W nieuporządkowanym zbiorze akt trudno zastosować skutecznie procedury ochrony danych. Dzięki podziałowi na kategorie, za pomocą skutecznej archiwizacji danych jesteśmy w stanie zabezpieczyć informacje przed wglądem nieupoważnionych osób.
