Outsourcing druku - opłacalna konieczność

Analizując zmiany w inwestycjach biznesowych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii możemy dojść do wniosku, że każdy aspekt naszego codziennego życia objęty cyfryzacją jest kwestią czasu. Innowacje niemal wymuszają na przedsiębiorcach dostosowanie się do obecnych warunków. W innym przypadku, nie podążając w porę za trendami może skończyć się nawet zamknięciem firmy. Jest to naturalna kolej rzeczy, nie każdy potrafi się odnaleźć w nowym świecie, ale nie oznacza to, że akurat Twoja firma zostanie tym dotknięta. Warto zatem wprowadzać nowe rozwiązania w firmie, które bez żadnych barier wprowadzą nas w nową erę. Tu nie ma czasu na sceptyczne nastawienie, zwłaszcza, że cyfryzacja nie jest niczym nowym i potrafi generować naprawdę duże korzyści.

Zarządzanie drukiem – restrukturyzacja modelu funkcjonowania

Panuje przekonanie, że brak świadomości wśród przedsiębiorców na temat korzyści wynikających z wdrożenia cyfrowego modelu powoduje niechęć do ich wprowadzenia. Jest to po części prawdą, nie dostrzegają oni zalet płynących z cyfryzacji. Wynika to również z charakterystyki zarządzania firmą czy też braku doświadczenia, które przekłada się na niechęć do radykalnych zmian co prowadzi do przyzwyczajenia się do obecnych w firmie rozwiązań. Przedsiębiorcy mają obawy, czy innowacyjne usługi IT sprawdzą się w firmie oraz czy koszty implementacji będą miały jakiekolwiek pokrycie w korzyściach. Aby łatwo naświetlić sprawę, można posłużyć się przykładem firmowych dokumentów. Dotyczy to zwłaszcza firm, które na masową skalę generują tysiące dokumentów takich jak pisma, faktury, umowy czyli mowa tu o branżach takich jak finanse, bankowość czy ubezpieczenia. Korzystanie z zewnętrznych usług IT, które oferują outsourcing druku to droga do optymalizacji zarządzania dokumentami oraz kosztów.

Optymalizacja kosztów

Zazwyczaj nie mamy pojęcia jakie tak naprawdę koszty związane są z obiegiem dokumentów. Nieodpowiednie zarządzanie drukiem powoduje, że nie mamy możliwości ocenienia skali wydatków oraz uświadomienia sobie, jakie korzyści moglibyśmy uzyskać decydując się na outsourcing druku. Musimy wziąć pod uwagę wszystkie koszty, jakie się na to składają, czyli koszt urządzeń, papieru, tuszu lub dedykowanych tonerów czy też koszt obsługi urządzeń i ewentualnego serwisu. Skorzystanie z outsourcingu IT w tym druku jest w stanie wygenerować oszczędności rzędu 30% lub nawet więcej. Zewnętrzny operator poza profesjonalnym przygotowaniem jest w stanie zagwarantować również kompleksowe doradztwo IT, a więc zapewnić cyfrowe standardy wszystkich procesów związanych z drukiem. To oznacza nic innego niż opracowanie strategicznej koncepcji poprzedzonej audytem oraz wprowadzenie jej do firmy.

Kompleksowa obsługa informatyczna firm

W wielu firmach nadal funkcjonuje standardowa forma obiegu dokumentów, czyli papierowa. Jednak niektóre procesy są już odzwierciedlone w cyfrowym świecie. Nie dzieje się to bez przyczyny i ma podstawy prawne. Dla przykładu można przyjrzeć się jednej z form wsparcia outsourcingu IT czyli regulacji procesu korespondencji. Zanim przedsiębiorstwo otrzyma pocztą tradycyjną lub mailową korespondencję, w pierwszej kolejności trafia do zewnętrznego operatora, który jest związany umową z firmą. Ustala on określone dane a następnie rozsyła do odbiorców w wersji cyfrowej. Umowa jasno określa obowiązki dostawcy usług IT oraz gwarantuje bezpieczeństwo dla informacji poufnych.

Dzięki tworzeniu cyfrowych archiwów możliwa jest całkowita kontrola nad ważnymi dokumentami. Kompleksowa obsługa informatyczna i outsourcing druku poprzedzone są odpowiednim audytem, który pozwala ukierunkować potrzeby i oczekiwania klienta. W umowie zazwyczaj możemy dostrzec również stały monitoring, co pozwala utrzymać system na optymalnym poziomie.