Koszty uzyskania przychodów to istotna kategoria kosztów dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki ich prawidłowemu rozliczeniu możliwe jest zmniejszenie wysokości podatku dochodowego, co wpływa korzystnie na bieżące funkcjonowanie firmy, umożliwiając jej rozwój. Warto zapoznać się z możliwościami jakie dają w tym zakresie polskie przepisy podatkowe oraz z istotnymi wyłączeniami, co pozwoli na uniknięcie błędów w prowadzeniu rachunkowości.
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT (podatku dochodowym od osób fizycznych), koszty uzyskania przychodów (czyli tzw. podatkowe) to te poniesione w celu osiągnięcia przychodów czy też w celu zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Muszą być one związane z działalnością gospodarczą i przychodami osiąganymi przez przedsiębiorcę.
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów podatkowych, zmniejszając podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT), tylko wtedy, gdy są one dobrze udokumentowane. Pozwala to na ich ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Tę sprawę reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. § 11, pkt. 3 wskazuje, że wydatki firmowe w JDG dokumentujemy fakturami, fakturami VAT RR, rachunkami, dokumentami celnymi, dokumentami określającymi zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów albo innymi dowodami, stwierdzającymi fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierającymi co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub stron operacji gospodarczej,
- datę wystawienia dowodu oraz ewentualnie, jeśli się ona różni od daty wystawienia - datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
- przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość oraz ilościowe określenie (jeśli jest ona podana w jednostkach naturalnych),
- podpisy osób uprawnionych do wystawienia i odebrania dokumentu.
Jeśli mamy wątpliwości w zakresie dokumentowania kosztów uzyskania przychodów, warto skorzystać z usług księgowych doświadczonych na rynku podmiotów, takich jak Biuro Rachunkowe w Łodzi, które umożliwia wymianę najważniejszych informacji online, obsługując klientów z całej Polski.
Kto może skorzystać z zaliczenia wydatków firmowych do kosztów uzyskania przychodu?
Zaliczenie określonych wydatków firmowych do kosztów uzyskania przychodów to prawo, które przysługuje podatnikom prowadzącym Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Z tego rozwiązania nie mogą skorzystać z kolei przedsiębiorcy opodatkowujący swoją działalność na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jak i kartowicze, czyli podmioty działające na zasadach właściwych dla karty podatkowej.
Wśród podstawowych kategorii kosztów uzyskania przychodów, które powszechnie występują w działalności gospodarczej, znajdują się przede wszystkim materiały podstawowe (np. do produkcji, świadczenia usług), wydatki na utrzymanie lokali, w których prowadzona jest działalność i ich wyposażenie, czy też różnego rodzaju media. Wśród często pojawiających się kategorii wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu znajdują się również te związane z zakupem towarów handlowych, usług księgowych i prawnych, nabyciem i użytkowaniem samochodu służbowego, czy też odpisy amortyzacyjne od Środków Trwałych. Oprócz tego, do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy wynagrodzenia pracownicze i składki na ich ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.
O tym, jakich wydatków nie możemy zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w JDG, mówi art. 23 ustawy o podatku PIT. Wśród nich znajdują się m.in.:
- koszty reprezentacji,
- koszty tytułu odsetek za zwłokę, kary umownych, odszkodowań,
- koszty egzekucyjne związanych z niewywiązaniem się ze zobowiązań przedsiębiorcy,
- wydatki w formie darowizn i ofiar,
- wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyłączeniem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów.
- wydatki na nabycie lub utworzenie we własnym zakresie innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- koszty spłaty innych zobowiązań, w tym gwarancji i poręczeń czy na umorzenie kapitałów pozostających w związku z utworzeniem, powiększeniem lub ulepszeniem źródła przychodów.
- wydatki na ulepszenia środków trwałych, które powiększają ich wartość, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.
- wydatki na podatek dochodowy oraz podatek od spadków i darowizn.
- wydatki na fundusze tworzone przez podatnika,
- odpisy z tytułu amortyzacji samochodu osobowego, w części ustalonej od jego wartości przewyższającej kwotę 225 000 zł w przypadku elektrycznego samochodu osobowego lub samochodu napędzanego na wodór oraz 150 000 zł w przypadku pozostałych samochodów.
- wartość własnej pracy podatnika, jego rodziny.
