Jak wybrać najlepszy program kadrowo-płacowy do firmy?

Dobre oprogramowanie to współcześnie podstawa prawidłowego funkcjonowania firmy. W tym zakresie zaszło dużo ciekawych zmian w okresie ostatnich kilku lat. Pracownicy mogą liczyć na coraz sprawniejsze wsparcie informatyczne, a firmy produkujące oprogramowanie prześcigają się w ciekawych rozwiązaniach. Nie inaczej jest, jeśli chodzi o programy kadrowo-płacowe.

Trudno jednak jednoznacznie wskazać takie narzędzie, które bez wyjątku sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie. Jego wybór będzie miał natomiast kluczowe znaczenie w procesie naliczania płac oraz w prawidłowym zarządzaniu personelem. Jeśli będzie on dobry, nie tylko usprawni pracę, ale także przyniesie oszczędności, zwłaszcza czasu. Natomiast zły program kadrowo-płacowy może wprowadzić chaos w dokumentacji i w znacznym stopniu utrudnić terminowe wywiązywanie się z obowiązków nałożonych przez prawo. Jak zatem wybrać oprogramowanie, by w maksymalny sposób było wsparciem dla pracowników?

Analiza obecnej sytuacji
Zanim zaczniesz rozglądać się za oprogramowaniem dla swojego biznesu, przeanalizuj obecną sytuację. W zależności od wielkości Twojej firmy, zbierz pracowników lub liderów zespołu HR, kadr oraz płac i ustal, jakie prace i w jaki sposób są obecnie przez nich wykonywane. Zastanówcie się, czy program kadrowy lub program płacowy mógłby zautomatyzować część z tych zadań. Jeśli tego nie wiecie – zostawcie odpowiednią notatkę, aby sprawdzić to później.

Etap analizy obecnej sytuacji to także ustalenie, jakie problemy i trudności sprawia obecnie wykorzystywany program kadrowo-płacowy. Będzie to dla Ciebie sygnał, by szukać rozwiązania, które nie będzie powodowało podobnych niedogodności. Ustal także, czy są jakieś zadania, których przy obecnym oprogramowaniu nie można wykonać automatycznie, albo program tego nie wspiera, np. brak możliwości definiowania niestandardowych elementów wynagrodzenia.

To także świetny moment na to, by zorganizować swoistą listę życzeń. Pozwól pracownikom nieco się rozmarzyć i niech opowiedzą Ci, co według nich byłoby świetnym pomysłem na dodanie do obecnego oprogramowania. Oczywiście nie znaczy to, że wszystkie z tych pomysłów będą realne do wprowadzenia. Będzie to jednak duża pomoc podczas porównywania różnych rozwiązań. Czasami po prostu nawet nie wiemy, że już istnieje oprogramowanie, które mogłoby wykonywać najbardziej męczące zadania.

Program kadrowo-płacowy najlepszy dla Ciebie
I dopiero mając taką analizę potrzeb, możesz zacząć szukać oprogramowania najlepszego dla Twojej firmy. Przyjrzyj się różnym propozycjom. Stwórz listę najlepszych według Ciebie rozwiązań i skontaktuj się z tymi firmami. Dobrym pomysłem jest wysłanie informacji, czego dokładnie oczekujesz. Dzięki temu dostawca oprogramowania będzie w stanie odpowiedzieć Ci, czy jest w stanie dostarczyć takie rozwiązanie.

Nie zniechęcaj się natomiast, jeśli na liście funkcjonalności nie widzisz tych, jakie Ciebie interesują. Najlepsi na rynku dopasowują swoje systemy pod potrzeby klienta. Spytaj się ich, czy są w stanie dostosować program kadrowo-płacowy do Twoich potrzeb. Pozwoli Ci to również ocenić elastyczność tego rozwiązania i jego podatność na ewentualne, przyszłe zmiany. Zwracaj uwagę także na serwis techniczny oraz pomoc merytoryczną oferowaną wraz z oprogramowaniem. Takie podejście pozwoli wybrać Ci najlepsze narzędzie dla Twojej firmy. O funkcjach systemu TETA ERP możesz poczytać na tej stronie Unit4 .